10 reglas básicas para hacer presentaciones eficaces.

Todos aquellos que alguna vez nos hemos visto en la necesidad de crear una buena presentación, hemos encontrado ciertos baches que nos han retrasado innecesariamente, o al menos a esa conclusión hemos llegado. Pues bien, en este artículo me gustaría definir 10 reglas o pautas que todo diseñador debería tener en cuenta a la hora de formalizar su trabajo. Tal vez puedan parecer obvias pero muchas veces atascarse en el proceso es síntoma de no haberlas tenido en cuenta.

1. Busca inspiración.

Puede que ya tengas un boceto en la cabeza, incluso una estrategia definida de lo que será tu presentación, pero créeme,  buscar inspiración en proyectos similares nunca está de más. Te aportará nuevas ideas que te podrían ser útiles más adelante, tal vez se trate de un nuevo tipo de fuente, de un encabezado original o de una composición de página acertada. En cualquier caso, eso que te llevas.

2. Croquiza.

A la hora de componer es muy importante coger un lápiz, Photoshop o la herramienta que consideres adecuada y hagas un boceto de lo que pretendes crear. No debería llevarte más de 5 minutos y te aportará dos cosas: Una aproximación más cercana al resultado final y un nuevo nivel de detalle que te obligará a elegir entre opciones que anteriormente parecían igual de correctas.

3. Busca un único estilo.

Mantener un único lenguaje visual en toda la presentación otorgará claridad al lenguaje. Además, el hecho de ser constante en el diseño proporcionará contundencia a la presentación , algo que facilita cierto compromiso por parte del receptor.

4. Jerarquiza. 

Aprender a jerarquizar la información según su importancia es imprescindible. Ya sea mediante su posición, tamaño o contexto, destacar las secciones con mayor relevancia  proporciona un atractivo añadido al mensaje: ganará claridad y resultará más fácil de procesar.

5. Usa el programa adecuado.

Cada tipo de presentación conlleva unas necesidades diferentes. No es lo mismo crear 2 páginas que 20,  presentar toda la información escrita o acompañarla de un orador... Por eso mismo, tampoco deberías usar siempre el mismo programa. Por ejemplo, utilizar Illustrator puede ser muy cómodo si pensamos imprimir pocas páginas, pero cuando hablamos de grandes presentaciones el tamaño de archivo comienza a ser insostenible. En este caso utilizar Indesign sería una alternativa lógica.

6. Cuida tu ortografía.

Una ortografía correcta es vital. Una sola falta de ortografía puede arruinar una gran presentación y convertirte en objeto de burla. Si este no es vuestro punto fuerte siempre podéis pedir ayuda, que algún  amigo o familiar os revise el trabajo, usar el corrector automático y, sobre todo, leer, que es como la mejor forma de mejorar la ortografía.

7. Tómate tu tiempo.

Dedicarle el tiempo necesario a la presentación no implica pasarse todo el tiempo pegado al ordenador dejándose los ojos. Muchas veces es más útil descansar tras una larga jornada que pasarse una noche en vela. Despejarse del trabajo también es conveniente, mirarlo con ojos renovados tras un descanso adecuado proporciona perspectiva y te permite encontrar pequeños fallos que antes dabas por correctos.

8. Diseño e información van de la mano.

Mucha gente tiene la creencia errónea de que mostrar toda la información es la prioridad en una presentación y descartan un buen diseño porque no permite mostrar lo necesario. Pero lo cierto es que ambos conceptos van de la mano. "Qué dices" es importante, pero "cómo lo dices" lo es aún más. Información y diseño deben formar un conjunto atractivo. El exceso o carencia de alguno de ellos suele convertir cualquier presentación en algo difícil de digerir por el receptor.

9. Crea movimiento, la monotonía aburre.

Una de las claves para provocar el interés de aquellos a los que presentas es ser dinámico. En una conferencia, un ponente hablando detrás de un atril durante 2 horas provoca en los participantes poco menos que ganas de suicidarse. Esto mismo ocurre con las presentaciones que resultan monótonas. Jerarquizar es una forma de romper con la monotonía, pero existen muchas otras formas: introducir humor, anécdotas, metáforas, son modos perfectamente válidos de tratar la información. En cuanto al diseño, yo recomendaría olvidar la simetría. Equilibrado no es lo mismo que simétrico.

10. Revisa, corrige, imprime.

Es muy, repito, muy importante revisar lo que se ha escrito. Las prisas, la falta de claridad, pueden dar al traste con una presentación aparentemente buena. Dársela al cliente/receptor y ver que has cometido fallos que se te habían pasado por alto puede ser horrible. En muchos casos provoca tirar a la basura meses de trabajo. Y, si la presentación va destinada a un formato físico, haz pruebas de impresión previas, porque es raro que te salga todo bien a la primera.

Por último, decir que las reglas están para romperse, no para ignorarse.